El procedimiento sancionatorio contractual es una herramienta jurídica fundamental para el cumplimiento efectivo de los contratos estatales. Su correcta implementación permite a las entidades públicas ejercer control sobre sus contratistas, garantizar el cumplimiento de las obligaciones pactadas y proteger los recursos públicos ante incumplimientos contractuales.
Sin embargo, en la práctica, muchas entidades carecen de un procedimiento interno claro y estandarizado, lo que genera fallas en el debido proceso, decisiones débiles jurídicamente, y en algunos casos, pérdida de la facultad sancionatoria por vencimiento de términos.
Desde JurisQualitas, firma especializada en derecho administrativo y contratación estatal, presentamos cinco recomendaciones esenciales que deberían ser adoptadas por todas las entidades públicas para fortalecer su procedimiento administrativo sancionatorio contractual (PASC), conforme al artículo 86 de la Ley 1474 de 2011, al artículo 17 de la Ley 1150 de 2007 y al CPACA (Ley 1437 de 2011).
1. Formalizar un procedimiento interno claro, garantista y estructurado
Toda entidad pública debe contar con un procedimiento sancionatorio adoptado formalmente, que defina de forma detallada y secuencial las etapas del proceso, desde la elaboración del informe de supervisión hasta la ejecutoria y cobro de la sanción.
Este procedimiento debe incluir:
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Formatos estandarizados para el informe de supervisión, citación, acta de audiencia, y resoluciones.
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Reglas claras sobre la valoración probatoria y la motivación de los actos administrativos.
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Plazos internos que permitan evitar la caducidad de la facultad sancionatoria conforme al artículo 52 del CPACA.
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Indicadores de gestión y alertas internas para el cumplimiento de los tiempos legales.
Un procedimiento bien diseñado no solo facilita la trazabilidad y el control, sino que también fortalece la defensa institucional ante eventuales demandas judiciales.
2. Aplicar la multa y la cláusula penal con criterios de proporcionalidad y legalidad
La imposición de sanciones económicas debe estar sustentada en una metodología de cálculo objetiva, previamente pactada en el contrato, y que respete el principio de proporcionalidad. Esto significa que:
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La multa debe reflejar la gravedad y extensión del incumplimiento, no imponerse de forma automática.
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La cláusula penal debe tener una base contractual clara y su valor debe calcularse con base en el impacto del incumplimiento frente al total de obligaciones.
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Se debe aplicar la regla de proporcionalidad prevista en los artículos 1596 y 1600 del Código Civil.
Recomendamos incluir una fórmula contractual clara que permita calcular el porcentaje de obligaciones afectadas y su impacto en la ejecución del contrato. Esto reduce el margen de arbitrariedad y facilita el control judicial del acto sancionatorio.
3. Fortalecer el control de legalidad previo a la expedición del acto administrativo
Toda decisión que imponga una sanción o declare un incumplimiento debe superar un doble filtro jurídico, preferiblemente con revisión interna previa al acto administrativo final. Esto es especialmente importante en los siguientes casos:
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Imposición de multas o sanciones pecuniarias.
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Declaratoria de incumplimiento total o parcial.
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Aplicación de la cláusula penal pecuniaria.
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Declaratoria de caducidad del contrato.
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Afectación de garantías contractuales.
El control de legalidad debe verificar no solo la conformidad normativa, sino también la solidez probatoria del expediente, la validez del procedimiento y la razonabilidad de la sanción. Así se protege la entidad frente a posibles nulidades y se garantiza un debido proceso material.
4. Implementar una gestión documental automatizada y reportes periódicos
La eficiencia del procedimiento sancionatorio depende de una adecuada administración documental y del cumplimiento oportuno de reportes institucionales. Por ello, se recomienda:
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Mantener actualizada toda la información en sistemas digitales, con respaldo de pruebas, notificaciones, y decisiones.
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Reportar las sanciones al Registro Único de Proponentes (RUP) y a CONFECÁMARAS según lo exige el Decreto 1082 de 2015.
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Publicar en SECOP II los actos sancionatorios conforme al principio de transparencia.
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Generar alertas automáticas sobre vencimiento de términos y cumplimiento de reportes mensuales.
La falta de cargue de soportes o reportes puede ser considerada como gestión no realizada y afectar la evaluación institucional. Una buena gestión documental permite evidenciar la diligencia de la entidad en el ejercicio de su función sancionatoria.
5. Capacitar permanentemente a los equipos jurídicos y técnicos
El éxito del procedimiento sancionatorio contractual depende en gran medida de la formación y criterio técnico del personal involucrado. Es imprescindible invertir en:
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Capacitación jurídica continua para abogados y funcionarios que intervienen en el procedimiento.
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Talleres prácticos sobre redacción de actos administrativos sancionatorios, con análisis de casos reales.
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Formación a supervisores e interventores sobre cómo elaborar informes jurídicamente viables.
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Simulacros de audiencias sancionatorias y manejo de pruebas.
Una actuación sancionatoria sólida y legalmente blindada comienza con un equipo formado, actualizado y consciente de su rol en la defensa del interés público.
Consideraciones adicionales que toda entidad pública debe tener presentes
Además de las cinco recomendaciones principales, hay elementos transversales que son indispensables:
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El principio de seguridad jurídica obliga a que el procedimiento sancionatorio se adelante con apego estricto a la ley, evitando dilaciones y errores de forma.
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La caducidad de la facultad sancionatoria impone un límite de tres (3) años para la imposición de la sanción, y un (1) año para resolver los recursos (artículo 52 CPACA).
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La ejecución efectiva de las sanciones requiere articulación con las oficinas de jurisdicción coactiva o cartera para el cobro de multas impuestas.
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La trazabilidad y supervisión del procedimiento debe reflejarse en indicadores institucionales y sistemas de seguimiento interno.Conclusión
El procedimiento sancionatorio contractual no debe verse como un simple trámite administrativo. Se trata de un mecanismo esencial para garantizar la buena ejecución de los contratos, proteger los recursos públicos y mantener la confianza en la función administrativa.
Una entidad pública que adopta un procedimiento claro, proporcional y jurídicamente sólido, no solo garantiza el cumplimiento de los contratos, sino que envía un mensaje claro de responsabilidad y vigilancia activa a todos sus contratistas.
En JurisQualitas, contamos con la experiencia y el conocimiento técnico para acompañar a las entidades públicas en la revisión, diseño, implementación y fortalecimiento de sus procedimientos sancionatorios, así como en la capacitación de sus equipos jurídicos y operativos.
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